Innovation Technology Horsa per qualità Parmareggio: il caso è esemplificativo: con il progetto di Horsa di archiviazione documentale, implementato dal system integrator ha portato benefici strategici concreti. Come riorganizzare i processi aziendali in un’ottica di semplificazione e allineamento delle procedure, collaborazione e risparmio dei costi?
Il “Sig. Parmareggio”, ideale proprietario dell’azienda e garante della qualità dei prodotti, sarebbe fiero della crescita continua del Consorzio Granterre che attraverso i suoi soci garantisce il controllo della filiera del Parmigiano Reggiano. Il fatturato del 2012 è di 270 milioni di euro, 350.000 le forme di Parmigiano Reggiano lavorate in un anno, circa 300 i dipendenti, tantissimi i clienti GDO in tutto il mondo e due gli stabilimenti produttivi (a Modena e a Montecavolo, in provincia di Reggio Emilia). Un profilo di alto livello motivato non solo dall’indiscutibile qualità e bontà del nostro formaggio più famoso, ma anche dalla capacità di innovazione che ha caratterizzato Parmareggio dalla nascita. In particolare, negli ultimi anni il trend è stato molto positivo e ha portato ad una continua evoluzione organizzativa.
Come migliorare i processi organizzativi?
A fine 2011 la Direzione di Parmareggio si è posta queste domande inerenti gli aspetti organizzativi dell’azienda: come snellire e semplificare i processi; come mantenere tutti gli uffici aggiornati alle procedure approvate; come eliminare le dispersioni e ridurre le attività a basso valore aggiunto. Interrogativi che nascevano da alcune criticità apparentemente banali, come ad esempio i passaggi che occorrevano per aprire un’anagrafica cliente: la raccolta delle informazioni che tuttora coinvolge numerosi uffici, da quello dei clienti a quello logistico, avveniva in modo pressoché manuale, coordinato tramite telefonate e e-mail e conseguenti inserimenti e allineamenti dei dati nel sistema gestionale senza poter monitorare la situazione, fino al completamento dell’anagrafica. “La ricerca di un sistema che ci potesse supportare nel rendere semplice e snello il percorso informativo interno, è terminata quando abbiamo conosciuto la soluzione di gestione documentale ARXivar.
La complessità dei progetti che volevamo implementare richiedeva poi un partner tecnologico capace di seguirci passo passo ed eventualmente di personalizzare secondo le nostre esigenze”, afferma Chiara Marsilio, Project Manager e Organizzazione Parmareggio. È allora che è stato chiamato in causa il system integrator Horsa, specializzato nel valutare i fabbisogni del cliente, selezionare i migliori prodotti e realizzare le infrastrutture IT più performanti.
Innovation Technology
Quando rinnovare significa workflow e rintracciabilità Il primo progetto ha riguardato l’archiviazione e l’invio delle fatture ai clienti. Se precedentemente le fatture di Parmareggio erano spedite via posta, ora vengono inviate tramite PEC e automaticamente archiviate in ARXivar, in una scheda documentale che le rende sicure, fruibili a tutti gli uffici autorizzati, e che nello stesso tempo può essere arricchita da annotazioni e allegati. I vantaggi di tale operazione sono stati immediatamente visibili: riduzione dei costi della fatturazione e della distribuzione dei documenti ; eliminazione dei tempi di ricerca dei documenti cartacei.
Stesso discorso per le fatture dei fornitori la cui catalogazione, integrata completamente con il sistema ERP, ha portato ad un aggiornamento tempestivo della contabilità, inoltre ha consentito ai responsabili dei visti di tenere monitorate le contestazioni e di bloccare direttamente i pagamenti quando necessario. Ma per “fare ordine” non ci si ferma alla semplice catalogazione. Un altro progetto ha rivisto il processo di apertura dell’anagrafica cliente.
L’implementazione del workflow di ARXivar ha permesso l’ottimizzazione e la standardizzazione del processo collaborativo tra i vari uffici, la possibilità di verificare lo stato di avanzamento delle richieste di apertura.
Lo strumento di definizione del workflow si è rilevato sufficientemente semplice da permettere a Parmareggio di disegnare e modificare in autonomia alcuni processi per adattarli alle evoluzioni dell’organizzazione aziendale. “Poter disegnare un processo attraverso un workflow, ci porta a semplificarlo e a ripensarlo in una logica di approccio collaborativo. Una volta approvato e realizzato, il workflow diventa l’unica modalità di gestione di quel determinato processo per tutti gli attori coinvolti: ogni componente del processo non può ‘inventare’ l’azione da effettuare, ma deve attenersi al metodo condiviso.
Inoltre, chiunque coinvolto nel processo può sapere a che punto è la situazione direttamente interrogando il sistema”, commenta Chiara Marsilio. Il workflow è stato implementato anche per la gestione dei reclami al fine di controllare le problematiche e intervenire tempestivamente in un’ottica di customer service.
La collaborazione di Horsa con Parmareggio continuerà nei prossimi mesi con l’implementazione di nuovi workflow atti a gestire altri processi come ad esempio l’iter di modifica dei packaging, l’apertura di nuove referenze, la gestione dei reclami del consumatore e l’approvazione dei documenti del sistema Qualità.
“Siamo soddisfatti di aver scelto Horsa, che si è rivelato un partner competente e flessibile che ha saputo affiancarci proponendoci sempre le soluzioni opportune sfruttando al meglio le potenzialità di ARXivar, strumento idoneo per guidare i processi con metodo ed efficienza”, conclude Chiara Marsilio.
