Il Distruggidocumenti, strumento essenziale in ufficio. Perché sono stati inventati i distruggidocumenti? La protezione dei dati sensibili è richiesta dall’art. 15 della legge n° 675/96 a tutela della privacy.
Dunque, la salvaguardia da occhi e mani pericolose è un dovere necessario nell’odierno mondo degli affari.
Il maggiore uso di strumenti elettronici negli uffici ha determinato un massiccio aumento di produzione dei documenti cartacei: la proliferazione di tali documenti è nelle mani di innumerevoli addetti ai lavori, con potenziale di distribuzione all’interno ed all’esterno praticamente infinito. Alle informazioni sensibili si accede dalle memorie dei computer e dalle mail in arrivo o inviate; fax, stampanti e fotocopiatrici sono alla portata di chiunque.
Più carta c’è, maggiore è la possibilità che dati rilevanti finiscano nelle mani sbagliate.
Chi ha bisogno della segretezza delle informazioni?
Ufficio del personale: dati riguardanti i salari del personale, informazioni personali come i curriculum vitae, piani di revisione degli organigramma, ecc.
Vendite e marketing: idee relative a campagne per il lancio di nuovi prodotti, previsioni di vendite, dati di mercato, informazioni sulla concorrenza, banche dati, ecc.
Produzione: metodi di produzione, piani di strutturazione, parametri, costi, ecc.
Contabilità: praticamente tutto!
Reception: informazioni relative ai visitatori, ecc.
Aree intorno alle fotocopiatrici: ovunque si trovi una fotocopiatrice, ci sono rischi sulla sicurezza a causa della sottrazione o del surplus di copie di informazioni sensibili prodotte.
Attività domestica: statini delle carte di credito, estratti conto, dati personali, ecc.
Come scegliere il distruggidocumenti?
Ci sono due tipologie alla base delle prestazioni dei distruggidocumenti: quelli a taglio parallelo e quelli a taglio a particelle.
La scelta dipende dalle esigenze di sicurezza. Un distruggidocumenti a taglio parallelo lascia la carta in lunghe strisce, mentre uno a taglio incrociato la lacera in due tagli trasversalmente, riducendola in piccole unità. Ovviamente il distruggidocumento a taglio a particelle è più sicuro, adatto ad i documenti altamente confidenziali; possiede l’ulteriore vantaggio che, sminuzzando la carta in piccoli pezzi, il contenitore potrà essere svuotato meno spesso.
Altre caratteristiche da valutare nell’acquisto del distruggidocumenti sono la larghezza dell’apertura della bocca di introduzione dei documenti (solitamente da 220 a 420 mm), la velocità di lavoro e la quantità di fogli accettata contemporaneamente (4, 8, 12, 16 fogli, cartone).<BR> Seguendo l’evoluzione tecnologica, oggi esistono anche distruggidocumenti per floppy e CD.
Alcuni apparecchi accettano tutti i tipi di supporti su cui possono essere inseriti dati: carta (anche contenente puntine metalliche e clip), floppy e CD. Alcuni sono costruiti in plastica, altri in metallo; , alcuni hanno in dotazione sensori a fotocellula e possono attivarsi e spegnersi automaticamente; alcuni hanno persino la funzione “retromarcia”, giusto per chi cambia idea durante il lavoro!
Il taglio può essere effettuato da lame, prevalentemente in acciaio garantito, oppure da rulli. I secondi sono più costosi ma più resistenti, talvolta garantiti per un numero di ore di lavoro continuativo, a salvaguardia dell’integrità dei motori interni.
Ovviamente sono tutti dotati di contenitori di recupero del materiale “tritato”.
Attenzione che il dispositivo sia omologato secondo lo standard DIN di sicurezza, a norma di legge.